Grand Hotel Karel V - Utrecht, Nederland
- Oracle Hospitality OPERA Cloud PMS
- Oracle MICROS RES 3700 POS
- Oracle Hospitality Materials Control
Over Grand Hotel Karel V
Karel V draagt een eeuwenoude historie met zich mee en de sporen uit het verleden zijn in het hele hotel terug te vinden. Ooit was dit een 14e-eeuws klooster dat als onderkomen voor ridders, priesters en zelfs keizers diende. Nu genieten gasten hier van hun verblijf in het luxe vijfsterrenhotel, Grand Hotel Karel V.
Het hotel ligt aan de voet van de Domtoren in het hart van Utrecht en is omgeven door maar liefst 10.000 m² tuin. Karel V bedient het luxe segment en heeft 121 kamers, met Michelinster bekroond Restaurant Karel 5, Brasserie Goeie Louisa, bar en 13 zalen voor vergaderingen en diners.
‘Grand Hotel Karel V is een prachtig hotel en daar zijn wij bijzonder trots op’, vertelt Maxime Busnel, Commercieel Manager van het hotel. ‘Gastvrijheid staat hier hoog in het vaandel en wij zitten in een segment waar wij net dat stapje extra zetten om verwachtingen te overtreffen. Wij leveren maatwerk en spelen graag in op de wensen van onze gasten. Het is daarom belangrijk dat wij onze beslissingen kunnen baseren op juiste informatie. Wij zijn een groot opzichzelfstaand bedrijf, met een eigen dynamiek. Qua automatisering hebben wij specifieke eisen en wensen, waar onze IT-infrastructuur op moet zijn ingericht.’
Afwegingen bij het wisselen van systeem
‘In een veelzijdige hotelorganisatie waar diverse disciplines samenkomen, wil je operationele en administratieve processen stroomlijnen. Daarbij heb je correcte data nodig om commerciële beslissingen op te toetsen’, geeft Maxime aan. ‘Als individueel hotel hebben wij geen overkoepelende organisatie die ons richtlijnen geeft of protocollen aandraagt. Het voordeel is dat wij hierdoor volledig out of the box kunnen denken en vrij opereren.’
‘In deze uitdagende tijd van innovatie en personeelsverloop heb je systemen nodig die intuïtief werken, makkelijk zijn in te richten en je werk uit handen nemen. Wij werkten al jaren met hetzelfde systeem en dat gaf een bepaald comfort. Als je dan van systeem gaat wisselen is het de vraag wat je ervoor terugkrijgt.’
‘Omdat Karel V geen eigen IT-afdeling heeft, hebben wij een projectteam opgezet met collega’s van verschillende afdelingen. Wij zijn gaan brainstormen en hebben geïnventariseerd waar wij zoal tegenaan lopen en wat de meest ideale situatie zou zijn. Zo wisten wij waar ons toekomstig PMS-systeem aan moest voldoen. Daarna hebben wij onze wensen tegen de mogelijkheden van diverse PMS-systemen gehouden, waarbij OPERA Cloud PMS aan de meeste punten voldeed. Dát en onze ervaring met Van Hessen gaf de doorslag. Wij werken namelijk al sinds 1999 met Van Hessen en weten uit ervaring dat we op ze kunnen bouwen’, vertelt Maxime.
De projectaanpak van Grand Hotel Karel V en eventuele misvattingen
‘Voordat wij het systeem in werking zagen, zijn wij eerst buiten de bestaande kaders gaan denken om los te weken van de oude werkwijzen en denkpatronen. Het is namelijk een misvatting dat je de data uit systeem A gewoon kan overzetten naar systeem B. Je loopt bijvoorbeeld tegen werkwijzen en procedures aan, waarbij om het systeem heen is gewerkt. Daarnaast is oude data vaak vervuild. Ga liever terug naar de tekentafel en vraag je af hoe je het idealiter wilt hebben. Dus naast het wisselen van systeem, hebben wij ook onze processen en procedures herzien.’
Buiten OPERA Cloud PMS gebruikt men bij Grand Hotel Karel V ook Oracle MICROS 3700 RES POS in de F&B-outlets en Oracle Hospitality Materials Control voor inkoop en magazijn. Bij dit project lag de focus vooral bij OPERA Cloud PMS voor het hoteldeel, met integraties als SmartHOTEL, Adyen, RevControl en WorldHotels. ‘Met OPERA Cloud hebben wij voor ons het beste systeem uit de markt gehaald. Dat is heel fijn werken, maar je kunt ook tegen een gedateerd systeem aanlopen dat niet direct gekoppeld kan worden. Dus moet je werkwijzen aanpassen totdat dit systeem doorontwikkeld is om te integreren met OPERA Cloud.’
‘Het was een mooi project en wij zijn erg blij met de uitkomst‘.
Uiteindelijk zijn wij vier maanden geleden overgegaan op OPERA Cloud PMS, wat voor ons een behoorlijke upgrade betekende’, zegt Maxime. ‘Je werkt toe naar de livegang en je moet opletten dat je daarna niet de aandacht laat verslappen. Want zo’n groot implementatieproject komt altijd met een nasleep aan werkzaamheden en het leerproces voor het team begint dan pas echt. Van Hessen heeft het receptieteam een live training gegeven in de werking van OPERA Cloud en daardoor kunnen wij nieuwe medewerkers goed trainen met de e-learning module. Het was even wennen, maar ons team gaf al snel feedback dat de snelheid van OPERA Cloud echt een verademing is en het heel gebruiksvriendelijk werkt.’
‘Nu hebben wij de automatisering van het hoteldeel goed uitgedacht en uitgevoerd. Echter zijn wij er tijdens de testfase achter gekomen dat de F&B-afdeling ook geavanceerdere automatisering nodig heeft. Wij onderzoeken momenteel een mogelijk vervolgtraject, namelijk de installatie van MICROS Simphony POS van Van Hessen.‘
Van Hessen als steunpilaar
Maxime vertelt dat ze gedurende het hele traject veel steun heeft ervaren van Van Hessen. ‘Bij Van Hessen zijn ze altijd beschikbaar en beantwoorden onze vragen snel. Ook checken ze regelmatig in en leggen lijntjes met andere partijen zoals SmartHOTEL, wat de implementatie versneld. Dat is heel fijn, want als je midden in zo’n traject zit heb je niet altijd de ruimte om extra zaken te regelen. Er waren veel een-tweetjes met Van Hessen en dat is heel prettig werken. Ze denken mee en zetten ze het uit. Dan voel je je als klant gezien en gewaardeerd.
Ook maanden na de implementatie komen wij, ons projectteam en Van Hessen, regelmatig bij elkaar om de voortgang te waarborgen en te kijken hoe wij zaken verder kunnen optimaliseren. Het is een zeer ontspannen samenwerking. Bij Van Hessen zijn ze eerlijk en transparant over wat wel en niet kan. Dus geen mooi salesverhaal waarbij je na het zetten van de handtekening vastzit aan een systeem dat niet doet wat het beloofd. Hier geen service tot aan de voordeur of loze beloften, maar duidelijkheid over de mogelijkheden en denken in oplossingen. En dat is ook service! Daar maken ze bij Van Hessen echt het onderscheid.’
Nieuwsgierig wat Van Hessen voor je kan betekenen?
Wil je meer informatie over onze oplossingen en diensten? Neem contact met ons op of laat een bericht achter via het contactformulier. Je hoort snel van ons.
