Antwerp Harbour Hotel
- Antwerpen, België
- Oracle Hospitality OPERA Cloud PMS
Over Antwerp Harbour Hotel
Het Antwerp Harbour Hotel ligt aan de zeehaven van Antwerpen, de op een na grootste haven van Europa. Het hotel is de thuishaven voor menig zeeman, maar bedient ook de leisure markt. ‘Meer dan 60% van onze gasten bestaat uit (haven)arbeiders en haven gerelateerde business’, vertelt Dominique Maes, Hotelmanager van het Antwerp Harbour Hotel. ‘Wij hebben dan ook een grote affiniteit met de maritieme sector en Antwerpen als havenstad met een rijke historie.’
Een uitzonderlijk samenwerkingsverband
In het verleden waren er in Antwerpen haveninstanties die instonden voor het welzijn van de zeeman. Zoals vakbonden, ziekenhuizen en kerken. Deze organisaties lagen echter verspreid over heel Antwerpen. Ook het oude zeemanshuis, dat als hotel diende, lag voorheen in het centrum van Antwerpen. De gemeente heeft er op een gegeven moment voor gekozen al deze organisaties te verenigen en naar één locatie te verhuizen. Zo werden ze ondergebracht in een overkoepelde organisatie die overal voor instaat.
‘Nu liggen in het gebouw naast ons hotel de kantoren van de Antwerp Seafarers’ Welfare. Daar huizen de Anglicaanse -, Filipijnse- en Zweedse kerk, Stella Maris, de zeemansmissie, Mediport én onze eigen organisatie het Internationaal Zeemanshuis Antwerpen. Wij hebben een shop waar zeelui terecht kunnen voor hun inkopen en er is een busje dat door de havens rijdt met basisproducten voor een schappelijke prijs.
In het hotel is er de Harbour Lounge met bar, tv-hoek, biljart en tafelvoetbal voor de ontspanning. Gezamenlijk organiseren wij in het hotel een aantal events per jaar, zoals met Pasen en Kerst, waardoor wij met alle rederijen goed contact hebben en zij hoofdzakelijk in ons hotel boeken. Al met al is het een bijzondere, unieke samenwerking die internationaal nergens anders bestaat’, geeft Dominique aan.
‘De specifieke vereisten van de maritieme sector vragen om een slimme, passende PMS-oplossing.‘
Specifieke vereisten vragen om een passende IT-oplossing.
‘De gasten die wij in het Antwerp Harbour Hotel ontvangen wachten o.a. op inscheping, repatriëring of zijn technici die in haven op schepen werken. De reserveringen worden door haven gerelateerde bedrijven gemaakt en die hebben zeer specifieke btw en facturatie voorwaarden.
Zo is een schip dat in internationale wateren ligt, volledig vrijgesteld van btw. Als het Maritieme bedrijf een overnachting boekt voor een bemanningslid in transit (op weg naar huis of op weg naar het schip), dan is die overnachting ook vrijgesteld van btw.
Soms is zo’n schip in aanneming van een maritiem bedrijf en wordt dat schip in onderaanneming doorgeven aan een ander buitenlands bedrijf. Die laatste heeft dan weer additionele facturatiegegevens op de factuur nodig wat kan resulteren in een lange lijst van specifieke facturatiegegevens die wij moeten verwerken. Dat moet je PMS-systeem maar aankunnen!
Omdat wij veel specifieke data moeten verwerken, hebben wij in onze zoektocht meerdere PMS-systemen vergeleken. OPERA Cloud PMS kwam veruit als de beste uit de bus en de Van Hessen 24/7 support gaf de doorslag. Ik had net nog contact met Van Hessen over een instelling die aangepast moest worden en ze gaan er gelijk mee aan de slag. Dat zie je niet overal’, aldus Dominique.
‘Met OPERA PMS hebben wij ons facturatieproces goed geautomatiseerd. In OPERA kun je de factuur personaliseren naar wat jouw organisatie nodig heeft. Bij andere PMS-systemen is dat veel beperkter, terwijl wij behoorlijk veel tekst op de factuur kwijt moeten.
Na de training van Van Hessen heb ik zelf de backoffice configuraties gemaakt voor onze bedrijven. Wij hebben alle btw-voorwaarden aan de specifieke prijscodes gekoppeld en aan het marktsegment gehangen dat vrijgesteld is van btw. En er komt bij dit marktsegment automatisch een kopje tekst op de factuur dat het bedrijf is vrijgesteld van btw volgens het betreffende artikel in de Europese wetgeving.
Onze receptiemedewerkers zijn gemiddeld zo’n 15 jaar bij ons in dienst en natuurlijk moesten ze het systeem zich eigen maken. Toch waren ze er snel aan gewend. Want nu hoeven ze aan de receptie enkel nog de reservering te maken en het juiste profiel en scheepsnaam eraan te hangen, waarna automatisch de juiste tarieven en facturatiegegevens eraan worden gekoppeld. Zo werken wij snel, gestructureerd en efficiënt.’
Nieuwsgierig wat Van Hessen voor je kan betekenen?
Wil je meer informatie over onze oplossingen en diensten? Neem contact met ons op of laat een bericht achter via het contactformulier. Je hoort snel van ons.
