Werken bij Van Hessen:
Administrative & Contract Support Officer
- de spil tussen contractbeheer, administratie & facilitaire ondersteuning
Ben jij een administratieve duizendpoot die graag overzicht houdt en nauwkeurig werkt? Werk je graag met contracten, administratie én ondersteun je graag collega’s en bezoekers? Dan ben jij misschien wel de persoon die wij zoeken.
Binnen ons team speel je een belangrijke rol in het beheren van contracten, het ondersteunen van de administratie en het organiseren van facilitaire zaken. Dankzij jouw gestructureerde aanpak loopt alles achter de schermen soepel.
Waarom Van Hessen?
Bij ons werk je in een organisatie waar Hospitality, F&B én technologie samenkomen. Wij ondersteunen hotels en andere horecagelegenheden met hoogwaardige PMS -, POS- en geïntegreerde systemen. Én met oprechte aandacht en langdurige partnerships.
Ook binnen onze administratie maken de mensen het verschil.
Onze belofte is helder: Guide. Deliver. Care.
Jouw nieuwe uitdaging
Als Administrative & Contract Support Officer ben je verantwoordelijk voor het correct verwerken en beheren van contracten. Je zorgt ervoor dat contractgegevens volledig en up-to-date zijn en bewaakt belangrijke termijnen en afspraken.
Daarnaast ondersteun je bij facturatieprocessen en verschillende administratieve taken. Je bent ook een belangrijk aanspreekpunt binnen het kantoor: je ontvangt bezoekers, beantwoordt telefoongesprekken en zorgt ervoor dat facilitaire zaken goed geregeld zijn.
Dankzij jouw inzet blijven onze administratieve processen efficiënt en overzichtelijk.
Taken
Contractverwerking
- Je stelt contracten op, controleert ze en verwerkt ze in onze systemen
- Je verzamelt de nodige informatie voor volledige contractdossiers en bewaakt contracttermijnen en opzegdata
- Je beheert het digitale contractarchief en maakt contracten klaar voor ondertekening
- Je signaleert afwijkingen en denkt mee over verbeteringen in contractprocessen
Facturatie en administratie
- Je controleert inkomende facturen en vergelijkt deze met contractafspraken
- Je signaleert afwijkingen en volgt correcties op
- Je verwerkt facturatiegegevens in het administratieve systeem en ondersteunt bij interne rapportages
Facilitaire ondersteuning
- Je beheert leveranciers voor facilitaire diensten zoals schoonmaak, beveiliging en onderhoud
- Je ontvangt bezoekers en beantwoordt binnenkomende telefoongesprekken
- Je coördineert facilitaire meldingen en ondersteunt bij het beheer van kantoorartikelen, bedrijfsmiddelen en onderhoudsplanning
Wat breng jij mee?
- Je hebt een MBO werk- en denkniveau
- Ervaring met contractadministratie en/of facturatieprocessen is een pluspunt
- Je werkt vlot met MS Office en als je ervaring hebt met financiële systemen (zoals AccountView) is dat mooi meegenomen
- Je werkt nauwkeurig, proactief en klantgericht
- Je bent in staat om zelfstandig te werken en prioriteiten te stellen
- Je bent representatief en communicatief vaardig
Wat krijg je van ons?
- Een internationale, groeiende organisatie met een warme cultuur en een hecht team
- Een salaris passend bij jouw ervaring
- 3 ADV-dagen
- Eén dag thuiswerk per week (in oveleg)
- Een goede sfeer en volop ruimte voor ontwikkeling
Kom je ons team versterken?
Spreekt het bovenstaande je aan? En denk je ‘dit is echt wat voor mij’? Dan horen wij graag van je!
Solliciteer vandaan nog! Vul het onderstaande formulier in of mail je motivatie en c.v. naar Patricia Amesz, Office Manager: pamesz@vanhessen.nl
Bij Van Hessen draait het om mensen. We bouwen samen aan een diverse en inclusieve werkomgeving waarin gelijkwaardigheid centraal staat. Jouw unieke ervaring en talenten maken ons sterker, en die waarderen we enorm.
